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WELCOME MANAGER TM


Welcome manager a été conçu pour les entreprises d'une certaine taille et qui
    ont plusieurs acheteurs (ou plusieurs personnes) passant des commandes ou plusieurs services ou plusieurs points de livraisons
    souhaitent mettre en place un catalogue personnalisé ou privatif.
    désirent contrôler les commandes passées et les budgets
Donc pour les entreprises qui veulent :
    piloter leurs achats
    rationaliser les dépenses
    Avoir une vision globale sur les différents services

    Welcome Manager est une fonctionnalité que nous mettons gratuitement à votre disposition et qui vous sera utile dans les cas suivants :

  1. Autoriser les commandes à d'autres personnes
    2. Vous souhaitez donner à certains de vos collaborateurs la possibilité de faire des demandes d'achats en ligne qu'une personne de votre société pourra contrôler et valider avant de nous les envoyer.

      Le cas le plus classique est celui où votre société compte plusieurs acheteurs, services ou sites (appelés « demandeurs »), qui passent des commandes, devant être validées ou non par un ou plusieurs responsables (appelés « Superviseurs »).

    Une commande faite par un Demandeur et nécessitant une validation de son Superviseur est appelée Demande tant qu'elle na' pas été validée par le Superviseur.

  2. Attribuer des budgets par commande et des plafonds mensuels
    3. Vous souhaitez attribuer des budgets mensuels à des services ou utilisateurs : La validation des Demandes peut être automatique tant que le budget mensuel alloué à un compte n'est pas consommé. Si le budget est consommé, cette Demande sera alors envoyée au Superviseur pour validation

    Vous souhaitez maîtriser le montant des Demandes faites par les Demandeurs. Vous pouvez définir un montant minimum de commande (Très utile pour minimiser les frais de port) ou un montant maximum (afin d'être prévenu des commandes importantes). La validation des Demandes est alors automatique tant que le montant de la commande est dans la fourchette indiquée, et la Demande est alors envoyée à Welcome office. Dans le cas contraire, la Demande sera alors envoyée au Superviseur pour validation

  3. Restreindre l'accès du catalogue à un nombre de produits limités
    4. Vous souhaitez mettre en place un catalogue privatif pour limiter le nombre de références commandées par votre société et rationaliser les achats. Plusieurs applications sont possibles :
      Obliger ou inciter les utilisateurs ou services de votre société à commander dans une liste restreinte de produits
      Spécialiser certains comptes dans l'achat de certains produits : par exemple un compte ne pouvant acheter que du papier, un autre pour des consommables etc?

    Pour mettre en place cette option, veuillez nous envoyer un mail à infoclient@welcomeoffice.com ou nous appeler au 0 820 000 821. Un chargé de clientèle entrera en contact avec vous pour définir et mettre en place, selon vos besoin, ce catalogue privatif.
Mise en place de Welcome Manager

  1. Création des utilisateurs

    2. Pour créer des utilisateurs supplémentaires, cliquez sur le lien « Mon Compte », ensuite sur « Comptes utilisateurs et Welcome Manager » et enfin sur « Ajouter un utilisateur ».
  2. Mise en place des règles de gestion

    3. Une fois que vous avez créé tous les comptes dont vous avez besoin (en fonction du nombre d'acheteurs, services, ou sites géographiques), vous pouvez maintenant définir le profil d'achat de chacun des comptes:
      Superviseur : Statut d'un compte pouvant passer des commandes n'ayant pas besoin d'être validées par une autre personne, ou pouvant valider les commandes d'un autre compte
      Demandeur : Statut d'un compte dont les Demandes devront éventuellement être validées par un compte Superviseur
    Initialement chaque compte a le statut de Superviseur. Pour modifier ce statut et créer des règles de gestion pour un compte, cliquez sur « Superviseur » en face du nom du compte en question. La mise en place de ce que l'on appelle « Circuit de validation » commence et se fait en 3 étapes :

    Etape n°1 : Définir le Superviseur du compte Demandeur que vous êtes en train de modifier. C'est vers ce compte que seront envoyées les Demandes du compte Demandeur qui nécessiteront une validation

    Etape n°2 : Définir le type général de validation pour une commande :
      Manuel : chaque commande passée par le compte Demandeur sera systématiquement envoyée vers le compte Superviseur pour validation. Si ce choix est fait, il n'y a pas d'autre règle à définir pour ce compte
      Semi-automatique : Vous allez pouvoir définir à l'étape n°3 les règles qui feront qu'une Demande sera directement acceptée et envoyée chez Welcome office ? et donc transformée en commande- ou devra être validée par le Superviseur du compte.


    Etape n°3 : Définir les critères d'approbation d'une Demande
      Budget mensuel : vous pouvez définir le budget mensuel autorisé pour un compte Demandeur. Tant que le montant des commandes du mois est inférieur à ce budget, les Demandes sont automatiquement validées et envoyées à Welcome office. Quand le budget est dépassé, les Demandes sont envoyées au Superviseur du compte pour validation.
      Budget par commande : vous pouvez définir la fourchette de montant de Demandes autorisées pour un compte Demandeur. Tant que le montant des Demandes est compris dans cette fourchette, les Demandes sont automatiquement validées et envoyées à Welcome office. Quand la Demande est en dehors de cette fourchette, elle est envoyée au Superviseur du compte pour validation.
    Répétez ensuite ces différentes étapes pour tous les comptes que vous aurez créés et vous aurez alors mis en place le Circuit de Validation de votre entreprise.

    Lorsque vous revenez vers la liste des comptes utilisateurs de votre société, ceux-ci sont présentés sous la forme d'une arborescence qui permet de voir très simplement la hiérarchie de tous les comptes.

Passer des commandes avec Welcome Manager

Pour le Demandeur, rien de plus simple : il s'identifie sur le site avec son Login et son Mot de passe et fait sa commande de produits. Il termine le processus de validation de commande et est alors informé, en fonction des règles de gestion définies précédemment :
    Soit sa commande ne nécessite aucune validation de la part de son Superviseur et dans ce cas elle est envoyée directement à Welcome Office. On affiche alors au demandeur son numéro de Commande
    Soit sa commande doit être validée par son Superviseur, et le Demandeur est alors informé que sa commande est transmise à son Superviseur et qu'elle est en attente de validation. Il sera informé ultérieurement de cette validation par e-mail.
Pour le Superviseur : Il est informé par e-mail, ou directement en s'identifiant sur le site, qu'il a des commandes de ses Demandeurs à valider.
    Il va alors sur la liste des demandes qu'il a à traiter et rentre dans le Détail de chacune.
    Il peut alors produit par produit changer la quantité commandée, supprimer le produit ou ne rien changer. Il peut aussi rajouter des produits à cette Demande.
    Finalement, il peut valider cette Demande et ainsi la transformer en commande envoyée à Welcome Office. Il peut aussi éventuellement envoyer un mail à son Demandeur pour l'informer des changements faits.
    Lors de la validation de la commande, le Demandeur est informé par mail. Dans son compte sa demande est alors indiquée comme étant validée et le numéro de commande apparaît.
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