Certains documents doivent parfois être conservés 30 ans par les entreprises, une solution d’archivage est donc nécessaire pour les préserver. Ce guide vous présente toutes les solutions s’offrant à vous ainsi que les caractéristiques techniques vous permettant de choisir en un clin d’œil la solution la plus adaptée à votre besoin.
Modèles
Boite à archives
Les
boites à archives sont votre meilleur allié pour
conserver vos documents sur une période plus ou moins longue. Elles sont idéales si les documents ont encore besoin d’être consultés, les protégeant correctement tout en restant accessible à consulter.
De plus,
différentes tailles de dos sont disponibles en fonction du nombre de documents que vous souhaitez archiver, allant en moyenne de 5 à 20 cm, vous laissant une grande marge de manœuvre. Cependant, il convient de considérer le fait que plus une boite aura une
grande capacité d’archivage, plus elle sera lourde et donc difficilement transportable. Ainsi, c’est une donnée à prendre en compte, si, par exemple, ce sont des archives qui doivent être consultées régulièrement.
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Conteneur à archives
Les conteneurs sont
idéals pour conserver vos classeurs ou bien encore vos boites à archives sur de
longues durées, étant donné que certains documents doivent nécessairement être conservés pendant 30 ans par les entreprises. Il convient d’en choisir la matière avec soin comme expliqué dans la suite de ce guide, pour garantir une conservation optimale.
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Pochette à soufflet
Par ailleurs, il existe un type particulier de boites à archive à soufflet, plus communément appelées pochettes à archives, se refermant à l’aide d’une sangle. A nouveau,
la taille du soufflet varie s’adaptant à l’utilisation que vous souhaitez en faire.
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Caractéristiques
Des caractéristiques propres concernent les boites et conteneurs à archives, qui vous seront utiles de connaitre et d’identifier pour choisir avec certitude le mode de conservation correspondant aux documents que vous souhaitez conserver.
Matières
Carton
Le carton est la matière relativement classique des boites à archives, relativement robuste et adaptée à un archivage de moyenne durée, et 100% recyclable. Cependant, ce n’est pas une matière qui résiste à l’humidité.
Polypropylène
Le polypropylène constitue une matière plus durable et robuste que le carton. Etant imperméable, elle protège plus efficacement contre l’humidité. Ainsi, c’est une matière particulièrement adaptée à l’archivage de grande durée, ou encore devant être consulté régulièrement.
Montages
Standard
Automatique
En effet, il existe des boites à archives automatiques, qui
se montent beaucoup plus rapidement que celles classiques : 4,5 fois plus vite. De plus, elles sont en carton, donc
100% biodégradables, et ainsi zéro pollution avec cette solution. Pour en savoir plus, regardez cette courte vidéo les concernant, vous serez surpris !
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Indexation
Aucune crainte de perdre la piste de vos documents ou bien de les mélanger, en effet que ce soit dans le cas des caisses ou bien des boites à archives, il est possible d’y annoter sur une ou plusieurs faces des informations de sorte que vous puissiez les identifier au premier regard.