GUIDE D'ACHAT DESTRUCTEUR DE DOCUMENTS
Que ce soit pour protéger votre identité ou celle de votre entreprise contre l'usurpation d'identité, respecter la loi sur la protection des données ou ranger à la maison et au bureau, quelques facteurs sont à considérer pour choisir le bon destructeur.
Les dommages de l'usurpation d'identité d'une entreprise peuvent être considérables, ils peuvent non seulement impliquer les partenaires mais aussi nuire à son bien le plus précieux : sa marque. Cela peut également mettre en danger ses clients et ses salariés.
Pourquoi détruire vos documents ?
Le destructeur de documents est le moyen le plus sûr de se protéger contre la fraude identitaire. L'usurpation d'identité est un phénomène qui a fortement augmenté ces dernières années. Chefs d'entreprise, avez-vous conscience de votre responsabilité ?
Vous êtes responsables de l'intégralité des documents présents dans votre société. Sachez que les documents peuvent facilement être reconstitués. En effet, grâce à des logiciels de pointe il est possible de reconstituer entièrement un document, même déchiré en plusieurs morceaux. Si une personne mal intentionnée parvient à usurper l'identité d'une personne en fouillant les poubelles de votre société, vous êtes pénalement responsables et risquez jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende.
Que détruire ?
Pour choisir le bon destructeur, vous devez penser aux types de documents que l'appareil devra supprimer. Beaucoup de modèles détruisent en plus du papier, les trombones et les agrafes. Cela permet de gagner un temps considérable. Si vous avez besoin d'un destructeur de documents encore plus évolué, vous retrouverez chez Welcome Office des appareils capables de détruire également les cartes bancaires, les CD et DVD et même les disques durs.
Voici des exemples de type de documents qu'il est important de détruire :
Documents personnels :
- Relevés bancaires
- Reçus de cartes de crédit
- Factures mensuelles
- Chèques annulés et cartes de crédit périmées
- Photocopies de pièces d'identité
- Photocopies de fiches de paie
Documents en entreprise :
- Livres de compte
- Fichiers clients
- Dossiers des employés et fiches de paie
- Factures diverses
- Dossiers stratégiques et marketing
- Tout document sur lequel figure votre numéro de sécurité sociale, date de naissance, numéros de compte et mots de passe
Où le destructeur va-t-il être utilisé ?
Les destructeurs de documents peuvent être utilisés à la maison ou au bureau, par un nombre variable de personnes et accepter plus ou moins de feuilles en une fois.
Le cycle de fonctionnement correspond à la durée pendant laquelle le destructeur peut détruire en continu avant qu'il n'ait besoin de refroidir. Dans les espaces partagés, de multiples utilisateurs peuvent avoir besoin de détruire les uns après les autres. Par contre, pour la maison et le télétravail, les besoins étant moins fréquents, un cycle de fonctionnement de quelques minutes est suffisant.
La capacité de passage est le nombre de feuilles que peut détruire le destructeur en une fois. Plus cette capacité est grande, plus vite vous détruirez une pile de documents.
Welcome Office propose une gamme complète de destructeurs de documents répondant à tous les besoins:
De quel niveau de sécurité avez-vous besoin ?
Il existe 2 types de coupe :
La coupe droite
La coupe droite offre une protection standard, détruisant une feuille A4 en 36 bandelettes environ.
La coupe croisée
La coupe croisée offre une plus grande protection contre l'usurpation d'identité car les particules sont beaucoup plus petites et donc plus difficiles à assembler et à lire. Ce type de coupe permet de détruire une feuille A4 jusqu'à 2000 particules.
Le niveau de sécurité dont vous avez besoin dépend du degré de confidentialité des informations que vous allez détruire. Ce niveau de sécurité est exprimé en DIN. Plus le niveau de sécurité est élevé, plus les particules du papier détruit seront petites et meilleure sera la protection contre l'usurpation d'identité. C'est d'abord au type, puis à la taille de coupe, que vous devez être attentifs.
Coupe droite Sécurité P1
Pour documents standards devant être rendus illisibles ou être détruits : catalogues, prospectus publicitaires
Voir les destructeurs sécurité P1
Coupe droite Sécurité P2
Pour documents internes devant être rendus illisibles ou être éliminés : informations d'entreprises étant caduques : affiches, formulaires...
Voir les destructeurs sécurité P2
Coupe croisée Sécurité P3
Pour documents sensibles : chiffres d'affaires, documents fiscaux, offres de prix, commandes, coordonnées de personnes...
Voir les destructeurs sécurité P3
Coupe croisée Sécurité P4
Pour documents confidentiels : bilans comptables, contrats de travail, rapports médicaux, fiches de paie, dossiers de ressources humaines ...
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Coupe croisée Sécurité P5
Pour documents d'une certaine importance : brevets, plans de constructions, papiers stratégiques, analyses sur la concurrence, documents relatifs à un procès...
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Coupe croisée Sécurité P6
Pour documents contenant des informations devant rester secrètes lorsque des dispositions de sécurité extraordinaires doivent être respectées : R&D, administrations ...
Voir les destructeurs sécurité P6
Quelles caractéristiques ou technologies rendent la destruction plus facile ?
Fonctions de sécurité
Certains destructeurs de documents offrent des fonctions de sécurité croissantes allant du basique verrouillage manuel à des technologies avancées qui arrête le destructeur dès qu'une main s'approche de la fente d'insertion.
Entretien automatique
Lubrifie automatiquement les cylindres de coupe du destructeur, ce qui améliore le découpage et allonge la durée de vie de l'appareil.
Technologies anti-bourrages
Empêche les bourrages papier avant qu'ils ne surviennent mais aussi les gère lors de mauvaises insertions.
Économie d'énergie
Mise en veille automatique après des périodes d'inactivité prolongées.
Réduction de bruit
Rend la destruction silencieuse, idéal pour les espaces de travail partagés.
Quelles caractéristiques ou technologies rendent la destruction plus facile ?
Les sacs plastiques et papiers
Les sacs plastiques ou les cartons vous permettent de vider rapidement votre destructeur. Il est également possible de les utiliser même si votre destructeur possède un collecteur rigide intégré. Cela vous permet d'enlever seulement le sac plutôt que de vider le collecteur.
L'huile de lubrification
L'huile de lubrification est utilisable en petite quantité, pour la mise en route et à chaque changement de sacs plastiques ou lorsque vous vider le collecteur. Le principe est d'enduire une feuille avec un peu d'huile et de l'insérer dans la fente d'introduction. Cela protégera et conservera vos cylindres de coupe en bon état de fonctionnement pour une coupe nette et précise.
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